Barua rasmi

Barua rasmi ni barua ambazo zinahusu mambo ya kiofisi kama vile taarifa za mikutano, kuomba kazi, kuagiza vifaa vya shughuli nyingine rasmi.

Aina

Barua rasmi zipo za aina nyingi lakini zinaweza kugawanyika katika makundi au mafungu matatu makubwa ambayo ni:

• barua za taarifa,
• barua za maombi mbalimbali,
• barua za upokeaji vifaa.

Mtindo

Barua rasmi huandikwa kuelezea ujumbe maalumu, kwa hiyo huhitaji kuandikwa kwa uangalifu na umakini wa kutosha. Ni muhimu kuandika jambo husika waziwazi na kuepuka maelezo yasiyo muhimu, kama vile salamu na kadhalika.

Mwandishi analazimika kuandika kwa ufupi na lugha nyepesi. Barua rasmi huwa na sentensi chache tena fupi, na ni lazima kufuata taratibu za uandishi, sentensi ziwe kamili.

Muundo

• Anwani ya mwandishi huandikwa katika barua yake juu, kwenye pembe ya upande wa kulia wa karatasi.
• Tarehe: hii huandikwa upande wa kulia wa karatasi katika mstari uleule wa kumbukumbu namba ya barua kama ipo; tarehe iwe chini ya anwani ya mwandishi
• Kumbukumbu namba: hii ni namba ambayo huwa kama kitambulisho cha barua; mara nyingi huwa na tarakimu pamoja na herufi, kwa mfano: MSS FV 03
• Anwani ya mwandikiwa: hii hutangulia na cheo cha mwandikiwa na huandikwa katika mkono wa kushoto, chini ya namba ya kumbukumbu
• Mwanzo wa barua: huandikwa chini ya anwani ya mwandikiwa; mara nyingi neno ndugu hutumika kama salamu au mwanzo wa barua
• Kichwa cha barua: lazima barua rasmi iwe na kichwa cha barua; kichwa hicho hutaja kwa ufupi madhumuni ya barua yenyewe
• Barua yenyewe: hii huandikwa mambo yote muhimu kuhusu barua yenyewe, barua iwe fupi na taarifa muhimu tu
• Mwisho wa barua huwa ni kimalizio cha barua: ni tamko la heshima la kumalizia barua; mara nyingi miisho ambayo hutamkwa ni kama vile, "wako mtiifu", "wako katika kazi", "wako katika kujenga taifa", "wako mwanachama"
• Saini au jina la mwandishi: baada ya kimalizio cha barua mwandishi atie saini yake, kisha jina lake kwa ukamilifu
• Cheo cha mwandishi: mwisho wa barua, chini ya jina la mwandishi huandikwa cheo cha aliyeandika barua; cheo chaweza kuwa ni mwombaji, mwalimu wa darasa, mwanafunzi, kiranja mkuu, waziri wa elimu, mjumbe wa tawi n.k.

Lugha ya barua rasmi

Tofauti na lugha ya barua ya kirafiki, barua rasmi hutumia lugha fupi na mwandishi hulenga mada mara moja bila kuzungukazunguka. Kwa mfano, kama minajili yako ni kuomba hela za kulipa karo ya shule kama barua hii ya EssayVikings, hutazungukazunguka. Utayataja madhumuni ya barua mara moja.

Lugha yenyewe huwa nyepesi kuelewa na haina misimu. Unapoandika barua ya kirafiki, waweza kutumia misimu ambayo mwandikiwa ataelewa kwa sababu ni rafiki yako. Katika barua rasmi, hili halifanyiwi. Mwandikiwa si rafiki yako na huenda ikawa humjui.

Pia yafaa usome barua yako vizuri kabla ya kuituma ili isiwe na makosa ya tahajia au lugha.

Viungo vya Nje

• Insha za barua, kwenye tovuti ya Paneli la Kiswahili
• Aina za barua, kwenye tovuti ya Swahili Form ya mwalimu Peter Mwiza

Makala hii kuhusu mambo ya lugha bado ni mbegu. Je, unajua kitu kuhusu Barua rasmi kama historia yake, uenezi au maendeleo yake? Labda unaona habari katika Wikipedia ya Kiingereza au lugha nyingine zinazofaa kutafsiriwa? Basi unaweza kuisaidia Wikipedia kwa kuihariri na kuongeza habari.